マネジメイト - 機能・特徴

見積・受注・納品・請求・入金台帳

顧客も担当者も日付も選択または一部入力です。

明細行は自由に追加・削除可能で、順番の上下入れ替えもマウスで移動するだけです。

明細の合計金額は単価と数量を入力すれば消費税まで含めて自動計算いたします。

見積・請求台帳は、作成・編集完了時に御社角印押印済みのＰＤＦファイルを自動作成いたします（一覧からダウンロード出来ます）。

伝票の別バージョンの作成も、複写ボタンひとつで完了いたします。

受注になったお見積もりはボタンひとつで受注伝票に転記いたします。また、受注から納品、納品から請求、請求から入金も同様にボタンひとつで転記が可能です。

合算・分割の受注・納品・請求も、対象伝票と明細項目の選択で簡単に可能です。

納品せずに先行請求のパターンも問題なく扱えます（順番が前後しても受注伝票を軸に関連性を維持し続けます）。

一覧は、顧客・社内担当・日付・フリーワードによる絞込み検索をかけられます。

検索結果はＥｘｃｅｌで開けるＣＳＶ形式のファイルでダウンロード可能です。

お見積もり発行対象の顧客は重複を省いた一覧をＣＳＶ形式でダウンロード可能です（印刷ソフトやメール配信に利用してお見積もり送付後の営業フォローアップなどにご利用できます）。

各検索結果一覧の合計金額は各種分析に利用可能です。

作成・編集・削除の操作を何時誰がどのＩＰアドレスから行ったかまで記録しております。

入金処理固有の機能

入金入力は請求書から直接作成可能です。

合算入金の処理は、合算されている請求書の選択で完了いたします。

分割入金の処理は、対象請求書の選択と入金金額の入力で完了いたします。合算・分割の混在も可能です。

受注未処理一覧

受注・納品・請求・入金の各伝票に記録されている関係性から、処理が完了していない伝票を受注伝票をベースに一覧化します。

分割・合算とその複合の処理も自動的に明細項目単位で追跡を行います。

全ての処理が完了（バランス）すると自動的に一覧から消去されます。

入金予定表

入金処理サイクルにあわせやすい、月単位のカレンダーです。

請求書に記載された入金予定日から、自動的に入金予定表が作成・リアルタイム更新されていきます。

入金処理がされると、予定額の隣の列に実際の入金額も記載され、経理上の確認作業が迅速に行えます。

顧客マスタ

見積～入金台帳まで全ての局面で利用する顧客選択の内容を設定いたします。

顧客マスタで設定された締め日支払日設定が見積、受注など各伝票の初期値に利用されます。

一覧のＣＳＶダウンロードが可能なため、住所・電話番号・メールアドレス・Webページなども登録を行い、お中元・お歳暮の配送リスト、メール一括配信によるご案内などにもご利用いただけます。

長形３号封筒のＰＤＦが作成できるため、ラベル無しでもお客様宛て封筒の作成が簡単に出来ます。

社員マスタ

ログインアカウントと、見積～入金台帳まで全ての局面で利用する社内担当者選択の内容を設定いたします。

一覧のＣＳＶダウンロードが可能なため、住所・電話番号・メールアドレス・Webページなども登録を行い、社員管理、連絡表などにもご利用いただけます。

アクセス権限管理

初期登録時に登録しておいた「役割」毎に、どの台帳やマスタが操作できるかを割り当て、修正可能です。

補足

多くの業務はお客様から相談を受けてから見積・受注・納品・請求・入金まで、あらゆる局面で頻繁に値引きや作業追加、分割及び合算での納品・請求・入金が発生いたします。例えば、引き合いがあるためお客様のところへ詳細をヒアリングに行き、要望を整理しながら概算見積もりの作成、提出、修正...、受注から納品の間にも追加要望などにより受注金額の変更や別件の発注などの発生、他にも保守業務や月極系の受注等で同じ内容が毎月発生しているものもあります。

また、納品・請求・入金の段階になりますと、分割・合算とその組み合わせをお客様経理部門や決算の都合にあわせて行う事が必要になる場面も発生します。

弊社の場合、最初のうちはこれを経理ソフトのフラグや注釈欄などで管理していたのですが、そのうちに入金時にどの受注明細項目の合算なのか把握するのに非常に時間がかかったり、消しこみ不明項目が発生したり、請求漏れが発生したり、早急に解消する必要のある問題が発生し始めましたため、いろいろと解決策を模索した結果、

「見積(または受注)伝票の一度の入力を、見積 - 受注 - 納品 - 請求 - 入金までの一連の流れを関連付けながら転記・入力していくことで、省力化を図りながら、納品/未納品、請求/未請求、入金/未入金など、現在の状況を全て自動的に把握出来るようにする」

という方針で、先のとおり原型となる社内システムを構築いたしました。

使い始めてみますと、上記の各機能説明のように、各業務を流れに沿って伝票入力・作成しているだけなのに、当月見積総額推移や受注残量・納品残量・請求漏れ・未入金・入金予定金額とタイミングなど、経理ソフトには現れ難いが経営上欠かせない数値がリアルタイムで集計されてくるため、資金繰りのクリティカルポイントや営業回数の不足などがとても把握しやすくなるなどの経営面での副次的な（今はこちらが主な目的になっていますが）効果や、過去事例の蓄積から回答速度の改善、また、Webアプリケーションとして構築されているため、お客様先でのお見積り即時変更や遠隔地での共有など、今ではなくてはならないシステムになっております。